Le respect de la législation du travail au Kenya peut s’avérer difficile pour les entreprises étrangères qui cherchent à embaucher des salariés sans créer de société dans le pays. Les lois et réglementations du travail étant en constante évolution, il est essentiel de se tenir informé et de veiller au respect de la législation afin d’éviter les pénalités ou les problèmes juridiques. C’est là que nous intervenons en tant qu’employeur officiel au Kenya.
De la compréhension des exigences relatives à l’embauche et à l’intégration des employés à la gestion des avantages sociaux et des licenciements, nous vous guiderons tout au long du cycle de vie de l’emploi. Pour plus d’informations, cliquez sur la vidéo pour découvrir comment fonctionne notre service d’emploi de dossiers au Kenya.
Qu’est-ce qu’un employeur officiel (EOR) ?
Un employeur officiel est un prestataire de services tiers qui agit en tant qu’employeur légal de votre personnel. Alors que votre entreprise conserve le contrôle total des tâches quotidiennes et des affectations de travail, l’EOR s’occupe des fonctions essentielles de l’emploi.
Pour les entreprises qui se développent au Kenya, l’employeur officiel kenyan est le meilleur choix car il simplifie la conformité et l’emploi sans avoir besoin d’un bureau physique. Cet arrangement vous permet de vous concentrer sur vos activités principales tout en garantissant la conformité avec les lois et réglementations du pays en matière d’emploi.
Comprendre la conformité en matière d’emploi au Kenya
Au Kenya, la conformité en matière d’emploi englobe diverses réglementations et exigences auxquelles les employeurs doivent se conformer. Il s’agit notamment des lois relatives à l’embauche, à l’intégration, à la gestion des employés, à la paie, aux impôts, aux avantages sociaux et à la cessation d’activité pour toutes les entreprises et sociétés au Kenya.
Le non-respect de ces lois peut avoir de graves conséquences pour les employeurs. Vous trouverez ci-dessous les règles essentielles que les employeurs doivent respecter :
1. Les contrats de travail au Kenya
- Contrats permanents (à durée indéterminée) ; aucune date de fin fixe, offrant une sécurité d’emploi à long terme. Il comprend généralement des avantages tels que des congés payés et des déductions statutaires.
- Contrats à durée déterminée : Emploi pour une période spécifique (par exemple, six mois ou un an). Idéal pour les fonctions liées à un projet ou les besoins en personnel temporaire.
- Contrats d’essai : Il dure généralement jusqu’à six mois, mais peut être prolongé jusqu’à 12 mois. Il permet aux employeurs d’évaluer l’aptitude d’un employé avant de lui proposer un emploi permanent.
- Contrats occasionnels : Les employés travaillent au jour le jour (pas plus de 24 heures d’affilée). Le paiement est effectué quotidiennement, sans obligation à long terme.
- Contrats à temps partiel : Les employés travaillent moins d’heures que le personnel à temps plein. Ils conviennent à des régimes de travail flexibles et à des besoins spécifiques de l’entreprise.
2. Congés et avantages sociaux des employés au Kenya
Au Kenya, les employés ont droit à cinq types de congés en vertu de la loi kenyane :
- Congés annuels : Les salariés bénéficient de 21 jours de congés annuels payés après une année de service. Les congés s’accumulent à raison de 1,75 jour par mois sur 12 mois.
- Congé de maladie : Les employés ont droit à sept jours de congé de maladie à plein salaire après deux mois de service continu. Un congé supplémentaire de sept jours à demi-traitement peut être obtenu dans un délai d’un an.
- Congé de maternité : Les femmes salariées ont droit à trois mois de congé de maternité entièrement rémunérés. Elles doivent en informer leur employeur à l’avance.
- Congé de paternité : Les employés masculins bénéficient de deux semaines de congé de paternité entièrement rémunérées.
- Congé pré-adoptif : Le gouvernement kenyan a modifié la loi sur l’emploi en 2021 pour instaurer un droit au congé pré-adoptif. Ce congé permet aux employés qui prévoient d’adopter un enfant de passer du temps de qualité avec leurs enfants adoptés.
Autres congés non mentionnés dans la loi sur l’emploi :
- Congé de compassion : Les employeurs peuvent accorder des congés pour des urgences personnelles, telles que le décès ou la maladie d’un membre de la famille. La durée de ce congé dépend de la politique de l’entreprise.
- Congé autorisé : Les employés peuvent prendre un congé non rémunéré pour des raisons personnelles, à la discrétion de l’employeur.
- Congé obligatoire : Ce congé précède généralement une enquête sur les fautes commises par un employé et est souvent suivi de mesures disciplinaires. La durée du congé dépend de la politique de votre entreprise.
3. Lignes directrices en matière de licenciement et de mise à l’épreuve au Kenya
- Procédure de licenciement : Les employeurs doivent organiser une audition avant de licencier un employé pour cause de mauvaise conduite ou de mauvais résultats. Les employés ont le droit d’avoir un représentant (syndicat ou collègue) pendant l’audience.
- Salaire final : Les employeurs doivent délivrer une lettre de licenciement et verser le dernier salaire à la date de licenciement.
- Délai de préavis : Aucun préavis n’est requis pour les salariés rémunérés à la journée, mais un préavis de 28 jours est nécessaire pour les salariés rémunérés au mois, ou un paiement compensatoire peut être accordé.
- Indemnité de licenciement : En règle générale, elle n’est pas obligatoire, sauf en cas de licenciement. Elle est calculée à raison de 15 jours de salaire par année de service. Par exemple, si un salarié a travaillé pendant 9 ans, il peut prétendre à une indemnité de licenciement équivalente à 9 mois de son dernier salaire. Si le dernier salaire mensuel de l’employé s’élève à 50 000 KES, l’indemnité de licenciement à laquelle il a droit s’élève à 450 000 KES.
- Période d’essai : La période d’essai normale est de six mois et peut être prolongée une fois. Les employeurs doivent donner un préavis de sept jours en cas de licenciement pendant la période d’essai.
4. Heures de travail et heures supplémentaires au Kenya
- Semaine de travail normale : Une semaine normale comprend 45 heures, réparties sur 5 jours (du lundi au vendredi), à raison de 8 heures par jour et de 5 heures supplémentaires le samedi, comme le prévoient les ordonnances sectorielles.
- Réglementation des heures supplémentaires : Les heures supplémentaires sont plafonnées à 15 heures par semaine et les employés gagnent 1,5 fois leur salaire normal pour ces heures.
5. Jours fériés et vacances nationales observés
Les congés payés comprennent
- Jour de l’an
- Vendredi saint
- Lundi de Pâques
- Fête du travail
- Journée Madaraka
- Journée de la Mashujaa
- Journée de l’Indépendance/ Jamhuri
- Le jour de Noël
- Le lendemain de Noël
- Eid-Ul-Fitr, et tout autre jour désigné occasionnellement par le gouvernement comme jour férié.
6. Impôts sur les salaires et retenues statutaires
- PAYE (Pay As You Earn) : Les employeurs doivent déduire et verser la PAYE à la Kenya Revenue Authority pour les employés gagnant 24 000 Kshs et plus, généralement avant le 9 du mois suivant.
- SHIF (Fonds d’assurance sociale hospitalière) : Les cotisations sont déduites des salaires des employés, à hauteur de 2,75 % du salaire brut sur la base des revenus mensuels.
- NITA (National Industrial Training Authority) : Les employeurs cotisent à hauteur de 50 Kshs par employé pour les programmes de formation approuvés.
- NSSF (National Social Security Fund) : Les paiements doivent être effectués au plus tard le 9 de chaque mois. Vous trouverez ici un tableau actualisé des taux de la CNSS pour 2025 :
Here is an updated table for 2025 NSSF rates:
| Lower Limit (Tier 1) | KES 8,000 |
| Total Contribution by Employee | KES 480 |
| Total Contribution by Employer | KES 480 |
| Total Tier 1 NSSF Contributions | KES 960 |
| Upper Limit (Tier 2) | KES 72,000 |
| Contribution on Upper Limit (6% of Upper Limit less Lower Limit) | KES 64,000 |
| Total Contribution by Employee | KES 3,840 |
| Total Contribution by Employer | KES 3,840 |
| Total Tier 2 NSSF Contributions | KES 7,680 |
| Total NSSF Contributions | KES 8,640 |
Exigences pour un employeur officiel Kenya Service
Pour engager avec succès un prestataire de services EOR, vous devez fournir des informations spécifiques et répondre à certaines exigences. Vous trouverez ci-dessous les principaux aspects :
1. Informations sur les entreprises
Indiquez le nom légal de votre entreprise, les détails de son enregistrement et la nature de ses activités.
Assurez-vous que votre entreprise est conforme à la législation kenyane et qu’elle peut exercer ses activités dans le pays.
2. Détails de l’employé
Partagez des informations sur les employés que vous souhaitez embaucher par l’intermédiaire de l’EOR, y compris :
- Rôles et descriptions des emplois
- Rémunération et avantages sociaux
- Lieux de travail et durée du contrat
3. Conformité et exigences réglementaires
Identifiez les réglementations spécifiques à votre secteur d’activité et veillez au respect du droit du travail kenyan, notamment en ce qui concerne les avantages statutaires et les obligations fiscales. L’EOR gérera la conformité juridique afin de prévenir les risques liés au droit du travail.
4. Structure des salaires et des rémunérations
Fournir les structures salariales, les calendriers de paiement, les avantages sociaux, les primes et autres données relatives à la rémunération nécessaires à l’EOR pour gérer efficacement les salaires.
5. Accords contractuels
Travaillez avec l’EOR pour rédiger des contrats de travail conformes au droit du travail kenyan.
Définissez des termes tels que les périodes d’essai, les conditions de licenciement et les droits aux congés.
6. Politiques et lignes directrices de l’entreprise
Indiquez les politiques ou procédures internes que vous souhaitez que l’EOR intègre, telles que
- Code de conduite et d’éthique professionnelle
- Politiques en matière de travail à distance (le cas échéant)
- Accords de confidentialité et clauses de non-concurrence
7. Considérations culturelles
Mettez en évidence tout facteur culturel affectant les pratiques d’emploi, en veillant à ce que l’EOR s’aligne sur les attentes et les normes de la main-d’œuvre locale.
8. Permis de travail pour les employés étrangers
Si vous embauchez des expatriés, l’EOR vous aidera à obtenir des permis de travail et des visas, en veillant à respecter la législation kenyane en matière d’immigration et en évitant les problèmes juridiques.
Services offerts par Afrisetup Employer of Record Kenya
L’employeur officiel du Kenya fournit généralement des services tels que
1. Recrutement et intégration
Nous vous assistons dans le processus de recrutement et d’intégration, en veillant au respect de la législation du travail, en vérifiant l’éligibilité des travailleurs et en nous chargeant de la documentation nécessaire.
2. Traitement des salaires
Nous gérons les calculs de la paie, les déductions et les contributions statutaires, en veillant à ce que les employés soient payés avec précision et en temps voulu, tout en respectant les réglementations fiscales.
3. Conformité fiscale
Nous nous occupons des questions fiscales, y compris le dépôt des déclarations fiscales, le versement des impôts au nom de votre entreprise et le respect de la législation et de la réglementation fiscales.
4. Administration des prestations
Nous gérons les avantages sociaux des employés, tels que l’assurance maladie, les régimes de retraite et d’autres avantages statutaires exigés par la loi.
5. Conformité juridique
Nous veillons à ce que toutes les obligations légales liées à l’emploi soient respectées, y compris la législation du travail, l’aide à l’immigration pour les expatriés, les réglementations en matière de santé et de sécurité sur le lieu de travail et les exigences des contrats de travail.
Pourquoi choisir Afrisetup comme employeur officiel au Kenya ?
En tant que fournisseur d’EOR, nous allégeons le fardeau de la conformité en matière d’emploi pour vos activités commerciales au Kenya. Voici 5 avantages clés à nous choisir :
1. Conseils d’experts
Nous sommes au fait des dernières lois et réglementations kenyanes en matière de travail. Nous fournissons des conseils d’experts et des orientations sur la conformité en matière d’emploi, en veillant à ce que les employeurs restent en conformité et minimisent le risque de pénalités ou de problèmes juridiques.
2. Rationalisation des processus RH
Nous prenons en charge toutes les responsabilités de l’employeur, y compris la gestion des employés, les salaires, les impôts et la conformité légale. Cela vous permet de vous concentrer sur vos activités principales tout en laissant les fonctions RH entre les mains de professionnels.
3. Atténuation des risques
En nous confiant la gestion de la conformité en matière d’emploi, vous réduisez le risque de non-conformité. Nous disposons des connaissances et des ressources nécessaires pour identifier et combler les lacunes en matière de conformité, réduisant ainsi la probabilité de pénalités ou de litiges juridiques.
4. Économies de coûts
Un partenariat avec nous permet aux entreprises de réaliser des économies. Au lieu d’investir dans la création d’un département RH interne, les entreprises peuvent s’appuyer sur nos services, qui fournissent souvent des solutions rentables adaptées à leurs besoins spécifiques.
5. Des solutions sur mesure pour votre entreprise
Qu’il s’agisse de l’intégration de votre premier employé ou de la gestion d’une main-d’œuvre importante au Kenya, nos services d’employeur officiel (EOR) sont conçus pour répondre à vos besoins spécifiques. Nous reconnaissons que chaque entreprise est différente et nous fournissons des solutions personnalisées qui facilitent le bon déroulement des opérations.
6. Formation et éducation
Grâce à nos services d’employeur officiel, nous offrons à l’équipe des ressources humaines de votre entreprise des formations et des ressources éducatives, leur permettant d’acquérir les connaissances et les compétences nécessaires pour garantir une conformité permanente.
FAQ sur l’EOR au Kenya
La FKE offre aux employeurs une plateforme pour promouvoir des relations industrielles solides et des normes de travail équitables.
La principale différence entre les deux réside dans le fait qu’un employeur embauche et supervise directement les travailleurs, tandis qu’un Employer of Record (EOR) agit en tant qu’intermédiaire pour une autre entreprise, assumant en son nom la responsabilité légale des tâches liées à l’emploi.
L’utilisation de la méthode de l’employeur officiel au Kenya permet de traiter la paie et les autres obligations en matière d’emploi de manière transparente et conforme, sans avoir à créer une société.
Oui, les entreprises doivent s’assurer que l’EOR respecte toutes les lois et réglementations kenyanes en matière de travail. Il s’agit notamment de respecter les exigences en matière de salaire minimum, d’avantages sociaux et de procédures de licenciement. En outre, l’EOR doit veiller à ce que les déclarations fiscales et les cotisations de sécurité sociale soient correctes.
L’EOR traite les salaires conformément à la législation kenyane, notamment en calculant les salaires, en retenant les impôts et en veillant à ce que les employés soient payés en temps voulu. Ils s’occupent également des contributions statutaires telles que le Fonds national de sécurité sociale (NSSF) et le Fonds national d’assurance-hospitalisation (NHIF).
Au Kenya, les employés sont soumis à l’impôt sur le salaire (Pay As You Earn – PAYE), que l’employeur déduit de leur salaire. L’EOR veille à ce que ces impôts soient correctement calculés et versés à la Kenya Revenue Authority (KRA).
L’EOR gère les prestations légales telles que la sécurité sociale et l’assurance maladie, ainsi que toutes les prestations supplémentaires offertes par l’entreprise cliente, telles que l’assurance maladie privée, les pensions ou d’autres avantages.
Les coûts de l’EOR dépendent du nombre d’employés, de la complexité de la paie et des niveaux de service. En règle générale, les frais correspondent à un pourcentage du salaire de l’employé ou à un taux mensuel fixe par employé.
Un employeur officiel (EOR) et une organisation professionnelle d’employeurs (PEO) aident tous deux les entreprises à gérer leurs employés, mais ils diffèrent sur des points essentiels :
- EOR : il agit en tant qu’employeur légal, s’occupe des salaires, des impôts et de la conformité, tandis que le client gère les opérations quotidiennes. Cette formule est idéale pour les entreprises qui recrutent à distance.
- PEO : Co-emploie des travailleurs, partageant les responsabilités RH avec le client tout en restant l’employeur principal. L’entreprise doit avoir une entité locale. Cette solution est idéale pour les entreprises qui souhaitent bénéficier d’un soutien en matière de ressources humaines tout en conservant le contrôle des employés.
Au Kenya, l’indemnité de départ n’est applicable qu’en cas de licenciement. Les salariés y ont droit si
- Leur poste est légalement déclaré superflu.
- Ils travaillent pour l’employeur depuis au moins un an.
- L’employeur donne un préavis adéquat conformément à la législation du travail kenyane.
- L’indemnité de licenciement est calculée à raison de 15 jours de salaire par année de service.
D’autres types de licenciement, comme la démission ou le licenciement pour faute, ne donnent pas droit à une indemnité de licenciement.
Conclusion
N’oubliez pas que la conformité en matière d’emploi ne consiste pas seulement à éviter les sanctions et les problèmes juridiques. Il s’agit également de protéger les droits et le bien-être des employeurs et des employés, de favoriser un environnement de travail équitable et positif, et de contribuer à la croissance et à la réussite globales des entreprises au Kenya. En vous associant à nos services d’employeur officiel au Kenya, vous pouvez vous concentrer sur vos activités principales tout en garantissant une conformité totale avec les lois du pays en matière d’emploi.
Contactez-nous dès aujourd’hui pour plus d’informations.